На сегодняшний день испробовали несколько вариантов донесения почты, пришедшей по Интернету из территориальных санэпидстанций до подразделений областной.
1) Вначале просто печатали сопроводительные письма, а файлы копировали в каталог, общедоступный по локальной сети учреждения.
Но когда в день приходит более 60 писем.... Мало того, что это просто морока, так еще приходилось расходовать много бумаги (2 письма помещаются на стандартный лист А4). Затраты большие, а толку мало, т.к. в подразделениях эти сопроводиловки просто выбрасывали после того, как нашли нужный файл :-(
2) Стали пересылать письма по Лотусу на адреса людей, ответственных за почту в подразделениях (системным операторам).
Расход бумаги, при этом свели до минимума. Однако, загрузка человека, который должен осуществлять этот отбор и пересылку осталась значительной... :-(
3) Дали право системным операторам подразделений областной санэпидстанции на просмотр базы Лотуса, в которую приходят письма из территорий. Создали папки, соответстующие кодам подразделений (например, организационному отделу с кодом 1.0 - папка 0100 и т.д.) как показано на рисунке.
Далее схема действий такова: входящую почту специалист нашего отдела по теме пришедшего письма сортирует по папкам, перетаскивая новые письма в папку "NEW" соответствующего подразделения, системный оператор которого должен просматривать эту папаку и после того, как письмо будет отработано перетаскивает его из своей папки "NEW" просто в папку отдела для дальнейшего хранения.
Очень удобно и необременительно :-)
Но есть одно "НО" - несмотря на то, что системные операторы не могут удалять письма из базы (ограничены права доступа), они, как оказалось на практике, могут случайно перенести свои письма в чужую папку или, что еще хуже, перенести письма из папки "NEW" другого отдела в любую другую папку! При этом у нас нет возможности проконтролировать, успели ли "отработать" данный документ, как новый или нет те, кому он был предназначен... :-(
Но пока мы остановились именно на этом варианте. Будем искать более совершенные варианты...
А тем временем количество санэпидстанций, подключенных к Интернету растет, все хотят быстрее перейти на новую технологию обмена электронной почтой.
Для всех сообщаем, что пока мы планируем отпраздновать ЮБИЛЕЙ НАШЕГО ЗАВЕДУЮЩЕГО СУХОМЛИНА М.В. (06 августа) и затем, если не помешают обстоятельства, заняться набором и обучением следующей группы специалистов территориальных санэпидстанций.
2 коментарі:
Однако, загрузка человека, который должен осуществлять этот отбор и пересылку осталась значительной
По сравнению с тем, что было, можно сказать, что нагрузка вообще сошла на нет :-) Теперь все просто:
1) нажатием кнопки получаем почту;
2) при помощи автоматизированного поиска отбираем все письма для соответствующего подразделения (по цифровому коду подразделения, указанного в теме письма);
3) мышкой отмечаем все эти письма и тащим их в нужную папку.
И это все! :-)
Понятно, что было бы еще лучше совсем освободить человека от рутиного труда... Но это - в будущем. К стати, новенький красавец IBM-сервер уже приобретен и ждет настройки. Так что, не загорами то время, когда у нас заработает Интернет-почта так, как должна (см. мой первый пост)! ;-)
Дописати коментар