Настройка Интернет-почты внутри областной санэпидстанции - поиск оптимального решения продолжается

2008.07.23 (Ср)

На сегодняшний день испробовали несколько вариантов донесения почты, пришедшей по Интернету из территориальных санэпидстанций до подразделений областной.

1) Вначале просто печатали сопроводительные письма, а файлы копировали в каталог, общедоступный по локальной сети учреждения.

Но когда в день приходит более 60 писем.... Мало того, что это просто морока, так еще приходилось расходовать много бумаги (2 письма помещаются на стандартный лист А4). Затраты большие, а толку мало, т.к. в подразделениях эти сопроводиловки просто выбрасывали после того, как нашли нужный файл :-(

2) Стали пересылать письма по Лотусу на адреса людей, ответственных за почту в подразделениях (системным операторам).

Расход бумаги, при этом свели до минимума. Однако, загрузка человека, который должен осуществлять этот отбор и пересылку осталась значительной... :-(

3) Дали право системным операторам подразделений областной санэпидстанции на просмотр базы Лотуса, в которую приходят письма из территорий. Создали папки, соответстующие кодам подразделений (например, организационному отделу с кодом 1.0 - папка 0100 и т.д.) как показано на рисунке.

Далее схема действий такова: входящую почту специалист нашего отдела по теме пришедшего письма сортирует по папкам, перетаскивая новые письма в папку "NEW" соответствующего подразделения, системный оператор которого должен просматривать эту папаку и после того, как письмо будет отработано перетаскивает его из своей папки "NEW" просто в папку отдела для дальнейшего хранения.

Очень удобно и необременительно :-)

Но есть одно "НО" - несмотря на то, что системные операторы не могут удалять письма из базы (ограничены права доступа), они, как оказалось на практике, могут случайно перенести свои письма в чужую папку или, что еще хуже, перенести письма из папки "NEW" другого отдела в любую другую папку! При этом у нас нет возможности проконтролировать, успели ли "отработать" данный документ, как новый или нет те, кому он был предназначен... :-(

Но пока мы остановились именно на этом варианте. Будем искать более совершенные варианты...

А тем временем количество санэпидстанций, подключенных к Интернету растет, все хотят быстрее перейти на новую технологию обмена электронной почтой.

Для всех сообщаем, что пока мы планируем отпраздновать ЮБИЛЕЙ НАШЕГО ЗАВЕДУЮЩЕГО СУХОМЛИНА М.В. (06 августа) и затем, если не помешают обстоятельства, заняться набором и обучением следующей группы специалистов территориальных санэпидстанций.

Настройка Интернет-почты внутри областной санэпидстанции - непреодолимая проблема!

2008.03.20 (Чт.)

Вот уже больше месяца, как идет процесс откатки новой технологии... СтартАп-команда передает всю почту по Интернету, забирает по HealthNet (старая почтовая система).

Чтобы двинуться дальше, нам нужно решить вопрос организации передачи почты внутри областной санэпидстанции в подразделения и это, как и раньше, наша основная проблема! Мы хотим, как выразился один специалист, "заставить взлететь самолет (Лотус) задом", т.е. сделать так, чтобы Интернет-почта приходила по пути: "интернет-клиент-сервер-клиент", а не так, как положено: "интернет-сервер-клиент".

Пытались как-то автоматизировать этот процесс. Так как в поле "Тема:" каждого служебного письма указывается код подразделения, которому предназначено данное письмо, хотели заставить Lotus перенаправлять письма в соответствующие подразделения.

Как переправить письмо в базу подразделения, не имеющего Интернет-адреса? Пытались решить этот вопрос с помощью создания соответствующих правил в Lotus. Но правила не работают локально, они запускаются на сервере!

Тогда решили воспользоваться простыми агентами. Тоже не совсем хорошо...

Создаем агента, который просматривает все документы в представлении, отбирает все документы с нужным кодом подразделения, указанного в поле "Тема" и копирует в почтовую базу соответствующего подразделения, после чего помечает обработанные документы как прочтенные.

При таком условии ВСЕ РАБОТАЕТ замечательно! Но, документ, попадая в базу подразделения не виден, как новая почта. Чтобы его найти, нужно смотреть представление "Все документы", а это не очень хорошо, так как пользователь отдела не сможет узнать, что пришла новая почта и какая именно! :-(

В общем, пока мы "взяли паузу"... Думаем, как бы получше все это организовать.

СтартАп-команда - фоторепортаж первой встречи

2008.02.06 (Ср)

Сегодня, как и планировалось, прошли первые занятия с системными операторами - членами стартап-команды, на которой мы все ВПЕРВЫЕ увидели друг друга "в живую" :-)

Вот мы какие (после 4-х часов плодотворной работы):

Как все прошло? Конечно, интересно мнение самих системных операторов, для которых, собственно, и было проведено данное мероприятие.

Мы же оцениваем свою работу не более, чем на "3" балла... Материал новый и для нас, и для системных операторов. Не все, что хотелось рассказать, мы успели. А то, что успели, хотелось рассказать лучше, чем получилось :-)

Были технические заминки, которые, при лучшей подготовке, можно было избежать.

Ну что ж, учтем этот опыт на будущее и в следующий раз постараемся организоваться по-лучше :-)

Главное, что с первой задачей (познакомиться со всеми поближе), наше мероприятие помогло справиться! :-) Было приятно видеть, как системные операторы, которые уже переписывались друг с другом в чате, наконец, познакомились :-) Думаем, что теперь общение между ними и совместная коллективная работа пойдет по-другому!

Вот так проходило наше первое занятие:

В начале наш заведующий Сухомлин М.В. раскрыл общую стратегию нашего дальнейшего движения. Дал классификацию программам разного уровня: персональным, офисным и корпоративным. Объяснил, почему мы планируем делать ставку в дальнейшей автоматизации именно на IBM-технологии, в частности, Lotus Notes/Domino. Продемонстрировал модель будущей Автоматизированной Корпоративной Информационной Системы (АКИС) госсанэпидслужбы Днепропетровской области. И, наконец, обосновал выбор именно платформы Google для создания резервного кольца корпоративной системы электронной почты.

Затем был небольшой перерыв, после которого мы перешли к практической стороне занятия.

"Та-а-ак, нажимаем сюда и загружаем на свой компьютер Google Talk..."

"А затем изменяем имена контактов..."

Все были предельно внимательны и сосредоточены...

Вот такой мы увидели сегодня нашу встречу. Более полный фоторепортаж смотрите здесь!

Наверняка, у участников занятия остались свои впечатления о данном мероприятиии, которыми, надеюсь, они поделятся со всеми! :-)

СтартАп-команда - планируем первое занятие

2008.01.06 (Пн)

Параллельно с решением наших первых трудностей с обработкой сопроводительных писем, мы подготовили приказ по госсанэпидслужбе области о проведении занятий с системными операторами стартап-команды и их дублерами по технологии работы с новой Интернет-почтой.

Планируем на этих занятиях во-первых, познакомиться со всеми поближе.

Во-вторых рассказать и показать, как установить на свой ПК Google Talk и тонкости работы с этой службой.

В-третьих, продемонстрировать работу специально созданной для системных операторов на платформе Google группы "104 SysOp".

И, наконец, в четвертых, ответить на вопросы наших операторов.

Занятие запланировали на среду, 06.02.2008г.

Первые трудности с обработкой сопроводительных писем

2008.02.04 (Пн.)

Пошли первые трудности с обработкой сопроводительных писем к файлам, присылаемых нашей стартап-командой!

1) Для автоматической обработки сопроводительных писем, мы предусмотрели в теме письма такой атрибут, как код подразделения. По нашему замыслу, должны быть созданы в почтовом клиенте Lotus Notes (куда приходит почта с нашего аккаунта) правила, по которым копии писем с кодами подразделений должны быть отправлены по локальной сети в соответствующие Lotus Notes почтовые клиенты этих подразделений.

Все логично, и, на первый взгляд, не представляет никаких проблем. НО, НЕ РАБОТАЕТ это правило! Почему, пока разбираться не было времени... :-(

Поэтому нашему системному оператору Ивановой Татьяне приходится вручную обрабатывать весь этот вал входящей почты, чему она, естественно не очень рада! :-)

2) В правилах оформления сопроводительных писем мы не предусмотрели оформления "тела письма". Теперь, получив кучу сопроводиловок мы увидели этот недостаток, и добавили в шаблон письма КАЖДОГО аккаунта такую информацию:

************
Кому:
На вих.№
Зміст:

Відправлено:
системний оператор
ЗІНЧЕНКО Тетяна
************

Пока такие трудности... Будем с ними бороться! :-)

Первый аудиочат!

2008.02.01 (Пт)

Странно, но несмотря на то, что практически все члены стартап-команды доложили, что имеют в наличии колонки и микрофон, в списке Google Talk только Петриковская районная СЭС отображается, как способная к аудиочату... Возможно, у остальных эти устройства есть, но просто не подключены к ПК? Непонятно...

Решили попробовать режим аудиочата с Петриковской районной СЭС. Позвонили им. Долго никто не поднимал трубку... Видимо, присматривались и пытались понять, что происходит :-) Потом трубка поднялась, но голоса мы не услышали (к этому ПК не был подключен микрофон), зато нас услышали на другом конце провода! :-)

Свершился еще один исторический момент - состоялся ПЕРВЫЙ сеанс аудиочата между областной и с сельской районной санэпидстанцией!

Потом системный оператор исправила ситуацию, подключила микрофон к этому ПК и мы смогли в конце концов нормально поговорить!

P.S. Оказалось, что системный оператор вошла в аккаунт не на своем ПК, к которому подключены и микрофон, и колонки, а с другого ПК, где есть колонки, но, как вы уже поняли, нет микрофона.

Мы начали с ней общаться. Когда выяснилось, что нужен еще и микрофон, Наталья Владимировна решила, что будет проще зайти в аккаунт со своего ПК, чем отключать там микрофон и подключать его в другом месте. Так и сделала.

Звоним. Тишина, никто не берет трубку... :-( Не можем понять, что происходит!

Вот фрагмент нашего диалога в поисках причины такого "безобразия":

14:48 я: а колонки подключили? проверьте!
14:49 120: колонки подключены. Попробуйте еще раз перезвонить
я: звоним
120: нет телефончика
14:50 я: проверьте звук на этом ПК
14:51 120: Проверила микрофон и колонки через програмку Venta Fax
14:52 Запись и воспроизведение прекрасное
я: Звоним!
14:53 Поднимайте трубку!
14:54 120: Оказывается вызов идет у меня на компьютере, а не здесь
я: класс!

Вот такая не придуманная история! :-) Было бы здорово, если бы Наталья Владимировна, как первый и пока единственный системный оператор, поделилась своими впечатлениями об этом историческом моменте в комментарии к данному сообщению! Поделитесь? :-)

Временные правила оформления сопроводительных писем

31.01.2008 (Чт)

Чтобы сопроводительные письма к файлам имели единый стандарт, мы подготовили пока временные правила для оформления сопроводительных писем и опубликовали их в конференции DN-HEALTHNET.

**********************************************************************

ВРЕМЕННЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА:

1. С ОДНОЙ сопроводиловкой можно передавать несколько файлов, если они предназначены ОДНОМУ подразделению и имеют ОДНУ ТЕМУ. В ПРОТИВНОМ СЛУЧАЕ, для каждого файла оформляется ОТДЕЛЬНАЯ сопроводиловка!

2. Почта отправляется на следующий Интернет-адрес областной СЭС: 104000oses@gmail.com

3. В поле "Тема:" необходимо указывать следующую информацию:

3.1 ИМЯ ФАЙЛА (если файлов несколько, их имена должны быть разделены пробелами);

3.2 ВАЖНОСТЬ СООБЩЕНИЯ. Могут быть следующие варианты:
* "ТЕРМІНОВО";
* "ПЛАНОВО";
* "ЗАПИТ";
* "ІНФОРМАЦІЯ".

3.3 КОД ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, которому предназначен данный файл, в соответствии с перечнем:
01.00 - Организационый отдел
01.01 - Отделение метрологии и стандартизации
01.03 - Отдел компьютерно-информационных технологий и новых форм управления

02.00 - Санитарно-гигиенический одел
02.01 - Отделение коммунальной гигиены
02.02 - Отделение гигиены труда
02.03 - Отделение гигиены питания
02.04 - Отделение гигиены детей и подростков
02.05 - Лаборатория санитарно-гигиенического отдела
02.06 - Лаборатория токсикологическая
02.07 - Отделение электромагнитных полей и других физических факторов
02.08 - Отдел организации госсанэкспертизы
03.00 - Эпидемиологический отдел
03.02 - Бактериологическая лаборатория
03.03 - Вирусологическая лаборатория
04.00 - Отдел медицинской паразитологии
05.00 - Отдел особо опасных инфекций
06.00 - Отдел радиационной гигиены
07.00 - Дезинфекционный отдел
12.00 - Отдел кадров, юрисконсульт
13.00 - Бухгалтерия

3.4 КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ передаваемой информации.
Краткое содержание информации должно быть взято из соотвествующего поля документа (напоминаем, что официальные документы готовятся на официальных бланках учреждения и должны содержать набор ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ аттрибутов, таких как исходящий номер и дата документа, кому направляется документ, краткое содержание документа, исполнитель и т.д.).

3.5 Блоки информации в поле тема (п.3.1-3.4) между собой должны разделяться знаком "-" и отбиваться пробелами.

Пример заполнения поля "Тема:"
1230102.doc - ПЛАНОВО - 05.00 - Про епідемічну ситуацію зі сказу

4. Передаваемые файлы, НА ДАННОМ ЭТАПЕ, АРХИВИРОВАТЬ НЕ НУЖНО!
**********************************************************************