WorkFlowy (сервіс управління задачами) - пробуємо впровадити в практичну діяльність

2012.04.20 (Пт.)


WorkFlowy - порівняно новий сервіс для управляння задачами. Являє собою аркуш паперу, на який легко заносити справи. 


Плюси WorkFlowy


1) Перелік задач легко можна робити багаторівневим (деревовидним),  і що приємно - список можна згортати!


2) Вирішальним при виборі цього інструменту було те, що до задач можна давати доступ (на читання або редагування) іншим користувачам WorkFlowy (при чому, реалізовано це досить якісно і зручно)! Таким чином, начальник може ставити задачі собі, підлеглим і бачити процес їх виконання. 


3) Є можливість додавати в задачі імена і хеш-теги, щоб потім, легко відбирати серед УСІХ задач лише ті, які містять потрібні інші імена або хеш-теги (менеджер просто може відслідковувати серед ВСІХ задач, задачі по кожному співробітнику). 


В якості хеш-тегів ми використовуємо ключові слова, наприклад #терміново, #позапланом, #сьогодні і т.і.


Мінуси WorkFlowy


1) Сервіс на сьогодні не має мобільної версії - на мобільному можна переглянути (без можливості редагування) свій перелік задач лише в браузері. Але сервіс новий і його розробники говорять про свої амбітні плани, серед яких, до речі, і додаток для мобільного пристрою). 


2) Англомовний інтерфейс. Але, якщо користуватися перекладачем, то цей мінус легко переборним :)


Взагалі, сервіс простий і зручний. З початку цього тижня (18.04.2012) ми розпочали його апробацію на рівні відділу інформаційних технологій лікарні ім. І.І. Мечникова. Сподіваємось на отримання позитивного досвіду, з яким, при бажанні, зможемо поділитися з вами :) 


Замість передмови...


Проблемі ефективного планування робочого часу нами завжди приділялося багато уваги... Існують багато програм для автоматизації цього процесу. І в різний час, в різних умовах ми її вирішували по-різному... 


Користувалися IBM Lotus Notes/Domino - чудова система, є можливість постановки задач, не тільки собі, а й іншим. Але базових можливостей там замало, прийшлося вносити невеличкі зміни в шаблон - додали перегляд виконаних/не виконаних по фахівцям і т.д.


Google Task і Google Calendar - використовуємо тепер. Як і в Lotus Notes, тут зручно вести календар, бачити календарі співробітників. Але задачі Google Task, на жаль, ніяк не пов'язані з календарем. Зручно, що перелік завдань завжди "на очах" коли переглядаєш календар, але виконання задачі ніяк, окрім копіювання через буфер обміну не можливо перенести в календар (як це реалізовано в Lotus Notes). 


Список завдань можна робити багаторівневим, але згорнути його неможливо :( Це дуже незручно, бо коли задачу розбиваєш на підзадачі, то список виходить дуже довгий і випадають з поля зору інші важливі задачі...


Головне, що не влаштовує - це відсутність можливості ділитися (розшарювати) своїми задачами. Так і почали шукати щось інше... 

IBM Lotus Notes 8.5.1 під Windows - інсталяція

2010.11.04 (Чт.)

Оце так "дежавю":) Виявляється, 2 роки тому (майже день в день) я вперше проінсталювала IBM Lotus Notes 8.5 (але під Ubuntu).

Тоді Ubuntu так і не прижився у мене на комп'ютері, довелося повертатися до MS Windows... А так як на моєму ПК не дуже багато оперативної пам'яті, то і IBM Lotus Notes я вирішила поставити, більш ранньої, 6-ої версії.

Минуло два роки... Багато чого змінилося (в тому числі і параметри мого ПК)... :) Календар я стала вести на Google (при чому, вважаю, Google Calendar - найзручніший інструмент для персонального тайм-менеджменту). Все добре, але при цьому серйозно постраждало групове календарне планування (що було відпрацьовано в середовищі Lotus).

Мій завідуючий став частіше наполягати на моєму поверненні до календаря IBM Lotus Notes! Пробувала... Але душа тягнеться до більш "живого" Google Calendar :) Що робити? Конвертувати записи з Google Calendar до Lotus Notes? Засобу для коректної конвертації (безкоштовного) так і не знайшли. Навіть пробувала паралельно вести записи, але довго так не витримала :)

Так народилася ідея звернутися до Lotus Notes 8.5.1. І сьогодні, нарешті, я його проінталювала! :) Відчуваю себе тут так, ніби в своїй старій (в сенсі, знайомій), затишній квартирі :) Приємний, сучасний дизайн... календар... Так, тепер можливостей стало набагато більше - просто голова обертом... От тільки біда - немає лінії, яка в реальному часі візуально розділяє день на час, що минув, і той, що попереду (як в Google Calendar або в MS Outlook)... :)

Але більше за все мене приголомшило те, що в IBM Lotus Notes 8.5.1. є можливість відкривати календар Google!!! Я вражена :) А скільки ще "открытий чудных" попереду... :) Ось, наприклад, існує можливість встановити додатки для оновлення статусу: Sametime, Facebook, GTalk, Plurk, Twitter, Wordpress і багато іншого!

От тільки б знати, як це зробити... Але все це вже не сьогодні! Сьогодні святкуємо повернення до IBM Lotus Notes 8.5! :)

Синхронізація календаря Google з календарем мобільного пристрою за допомогою Exchange ActiveSync

2010.05.13 (Чт.)

ВВЕДЕННЯ

Ви ведете справи за допомогою календаря Google, але не можете коригувати записи, коли не маєте комп'ютера під рукою? Якщо так, то рада повідомити - рішення є...

Я багато часу теж не могла вирішити цю проблему. Маю смартфон, доступ до Інтернету, а максимум, що пропонує Google - це просто переглянути записи мого Google-календаря, які я внесла за допомогою комп'ютера! Ця обмеженість просто дратує! :(

Я шукала варіанти синхронізації. Так, вони є, наприклад, сервіс http://www.goosync.com , який, до речі, вже став платним (про його використання я тут вже писала). Але, особисто мені, на практиці цей варіант здався не дуже зручним і якимось штучним, коротше - він не прижився :)

Пошуки продовжилися аж до вчорашнього дня... :) 12.05.2010 синхронізація календаря на моєму смартфоні Sony Ericsson P1i та мого календаря Google таки відбулася! :) Тепер деталі...

Для того, щоб і ви могли зробити таку синхронізацію, перевірте, чи є на вашому мобільному серед програм Exchange ActiveSync. Не маєте? Ну, що ж, дуже прикро... :( Доведеться вам використовувати інші методи синхронізації, спробуйте goosync.com

Якщо на вашому мобільному пристрої таки є Exchange ActiveSync, то давайте швидше налаштуємо синхронізацію! :)

ДО СПРАВИ...

Для синхронізації Google Calenlar з календарем мобільного за допомогою Exchange ActiveSync необхідно лише правильно налаштувати Exchange ActiveSync. Відкрийте на мобільному Exchange ActiveSync та заповніть:

- "Ім'я користувача": логін вашого акаунту на Google (ім'я вашої поштової скриньки до знаку @)

- "Пароль": відповідно, пароль вашої поштової скриньки

- "Ім'я серверу": m.google.com

- "Домен": gmail.com

Інші налаштування (активна доставка, способи синхронізації і т.і.) робіть у відповідності з вашими бажаннями.

Все, зберігайте налаштування та запускайте синхронізацію і насолоджуйтеся результатом! :)

ПОПЕРЕДЖЕННЯ!

Якщо ви використовуєте декілька календарів в своєму акаунті Google, то майте на увазі - синхронізуватися буде лише основний календар (перший в списку)!

У мене є 3 календарі Google: робочий (основний), планування справ, особистий. Звичайно, мені хотілося б синхронізуватися з моїм особистим календарем. Якщо і вас не влаштовує порядок розташування календарів в вашому акаунті, то пропоную таке рішення:

1) Зайдіть в налаштування вашого календаря.

2) На вкладці "Календарі" оберіть пункт "Експортувати календар" та збережіть на диску запропонований файл. В цьому файлі зархівовано всі ваші календарі. Розархівуйте їх. Назви файлів, звичайно, не дуже зрозумілі... Я розібралася де який календар за допомогою розміру файлів - приблизно орієнтуюся, де в мене було записів більше, де менше...

3) Поверніться до налаштувань свого календаря. Далі, як це не жахливо звучить, видаліть всі ваші додаткові календарі. Основний календар видалити не можливо, але, якщо натиснути на "Видалити" навпроти нього, то будуть видалені всі записи основного календаря, що нам і потрібно - видаліть їх.

4) Переконайтеся, в тому, що в календарі немає жодного запису - перейдіть до свого календаря. Нічого немає? Добре, не панікуйте, зараз все повернемо! :)

5) Поверніться в налаштування вашого календаря і на вкладці "Календарі" оберіть пункт "Імпортувати календар". Оберіть той календар, який ви хочете зробити основним і дочекайтеся закінчення імпорту. Ну що, все на місці? :) Ідемо далі...

6) В налаштуваннях вашого календаря заново створіть додаткові календарі (які ми видалили на 3 кроці).

7) Тепер, як і на 5 кроці, по одному виконайте імпорт календарів, які залишилися на диску. Тільки, на відміну від основного календаря (там варіантів не було), необхідно правильно обрати календар, в який хочете імпортувати записи (за замовчанням записи попадуть в основний календар):

8) Перевірте результат. Все нормально? Фу-у-ух... Я теж хвилювалася, але всі записи, наче, на місці. На новому місці! :)


Ну, а тепер можна виконати синхронізацію календаря Google (нарешті, це саме той календар, який потрібно) з мобільним. Приємної синхронізації! ;)